Monitorizarea angajaților – cum să nu riști amenzi usturătoare

Supravegherea la locul de muncă este un subiect controversat, fiind posibilă numai în anumite condiții excepționale. Administratorii oricărei afaceri pot supraveghea legal angajații, cu mijloace tehnice la îndemâna oricui, pentru a urmări producția, a acorda asistență, dar și pentru a preveni delapidările.

În zilele noastre, majoritatea localurilor, restaurantelor și alte afaceri, care presupun interacțiune cu publicul, beneficiază de supraveghere video. În astfel de locuri, siguranța angajaților și prevenirea furtului sunt cruciale. Așadar, un angajat care lucrează cu banii sau are atribuții de gestiune va fi nevoit să accepte supravegherea video. Pe de altă parte, angajații care lucrează la birou se așteaptă să beneficieze de anumite drepturi la intimitate și confidențialitate. În acest caz, supravegherea video nu este considerată o prioritate.
Majoritatea normelor legale care interzic utilizarea camerelor video la locul de muncă se referă la toalete, vestiare, camere de recreere și alte zone în care angajații au o așteptare rezonabilă de intimitate și confidențialitate.
Nu doar camerele video, ci și sistemele de tracking auto, identificarea prin frecvență radio sau softurile de urmărire a traficului online constituie tehnologii care pot fi folosite în industria HoReCa pentru supravegherea angajaților. Aceștia din urmă, deseori, descoperă că sunt supuși unor măsuri excesive de monitorizare de către angajatori – măsuri despre care nici nu au fost informați. Alteori, li se cere să semneze pentru acordul la prelucrarea unor date personale. În acest domeniu, limita dintre legal și ilegal este extrem de fină.

Condițiile în care se justifică supravegherea
Potrivit Legii nr. 190/2018, condițiile în care este permisă monitorizarea angajaților la locul de muncă de către angajator sunt următoarele:

• interesul legitim al angajatorului prevalează asupra interesului sau drepturilor angajaților;
• angajații au fost informați corespunzător, în prealabil, asupra modurilor de supraveghere;
• a fost consultat sindicatul înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
• nu există alte metode mai puțin intruzive pentru îndeplinirea scopului;
• durata de stocare a înregistrărilor este de maxim 30 de zile, exceptând situațiile expres reglementate de lege.
  În cazul unui eventual litigiu, angajatorul trebuie să facă dovada faptului că alte metode prin care și-ar fi putut atinge scopul au eșuat anterior și, astfel, singura soluție rămâne supravegherea. Interesul legitim invocat de lege este destul de relativ.
  Spre exemplu, la un restaurant care decide să instaleze camere video în toalete pentru a supraveghea efectuarea curățeniei, drepturile persoanelor vizate depășesc în mod clar interesul legitim, iar supravegherea video nu poate avea loc. La începutul acestui an, o societate din domeniul alimentar a fost amendată de Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu aproape 25.000 de lei deoarece își monitoriza salariații atât în sala de mese, cât și în zona vestiarelor. În acest caz, autoritatea a apreciat că prelucrarea datelor personale nu a fost adecvată, relevantă şi limitată la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”), așa cum se prevede în Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul (UE) 679/2016 – GDPR).
  Bazele legale ale monitorizării ar trebui să includă securitatea, sănătatea și siguranța angajaților prin prevenirea infracțiunilor, prevenirea comportamentului incorect al angajaților, asigurarea respectării procedurilor de sănătate și siguranță, monitorizarea și îmbunătățirea productivității etc. În caz contrar, sancțiunile pot ajunge la amenzi de până la 20 de milioane de euro și de până la 4% din cifra de afaceri pe anul anterior.

Importanța informării angajaților
Legea specifică în mod clar obligația angajatorului de a informa în prealabil angajații cu privire la modul în care alege să le monitorizeze activitatea. Acest lucru se poate face prin respectarea unor pași.
• transmiterea unui e-mail de înștiințare către angajați cu privire la intenția și modul în care se va realiza monitorizarea activității;
• modificarea Regulamentului de Ordine Interioară;
• modificarea actelor adiționale contractului de muncă;
• întocmirea unui proces verbal care va fi semnat de către toți angajații.
În ceea ce privește urmărirea poștei electronice, angajatorul poate supraveghea e-mail-urile de serviciu ale angajaților, dar trebuie să-i informeze în prealabil pe aceștia despre această practică și să depună eforturi rezonabile în a informa și terții cu care salariatul poartă corespondență. Când vine vorba de mailul personal, angajatorul poate doar să-i interzică angajatului să îl utilizeze de pe dispozitivele de serviciu (desktop, laptop, smartphone), să urmărească dacă salariatul s-a coformat sau nu și să ia măsuri.
Angajatorul are dreptul să asculte doar conversațiile telefonice de afaceri – dacă realizează că apelul este personal, trebuie să închidă telefonul. Convorbirile telefonice efectuate în scop profesional, în timpul serviciului, pot fi înregistrate numai cu acordul ambilor vorbitori, după informarea prealabilă a acestora. În caz contrar, cei care își ascultă angajații când vorbesc la telefon săvârșesc o faptă penală (art. 302, alin (2) Cod penal).
Indiferent de calitate – angajat sau angajator – oricine se poate adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) cu o plângere, în cazul în care consideră că nu îi sunt respectate drepturile în baza legislației pentru prelucrarea datelor personale.
În lipsa unei jurisprudențe cristalizate pe diferitele tipologii de încălcări aduse legislației în materie, va trebui ca instanțele de judecată să stabilească o optică proprie în soluționarea acestor cauze. Dar, până atunci, implementarea unor măsuri tehnice și juridice adecvate constituie cel mai înțelept demers.